Hoe werkt het?

Het proces van de Digitale Postkamer verloopt in 4 fasen: importeren, analyseren, valideren en exporteren.

• Importeren: Met importkanalen kun je inrichten dat documenten uit folders / e-mail boxen / webpagina’s automatisch worden ingelezen.
• Analyseren: Het systeem kan elk type document classificeren en automatisch data extraheren (in het document herkennen). De data kan vergeleken en verrijkt worden met data uit de database van uw bronsysteem.
• Valideren: Het systeem valideert zichzelf en kan daarnaast aan een medewerker ter controle het document en de herkende data tonen.
• Exporteren: Het document wordt inclusief OCR laag in het gewenste formaat (bv PDF) automatisch op de juiste plaats opgeslagen, inclusief de (meta)data die ontsloten is uit het document.

De tekst wordt door middel van een aangebrachte OCR-laag (Optical Character Recognition, optische tekenherkenning) leesbaar gemaakt voor de software. De herkende tekst en de beelden worden door de techniek van classificatie in de databank van de software opgenomen en gecategoriseerd. Zo begrijpt de software welk type document het is, naar welke gegevens zij op zoek moet op het document en hoe deze gegevens gevonden kunnen worden. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor “indexering”, dit wordt ook wel het toevoegen van metadata genoemd. Door een aantal gegevens bij een document vast te leggen, kunnen documenten eenvoudig teruggevonden worden.