AVG proof versus transparant

Geschreven door Francis van de Groep op 09 oktober 2019

Met de komst van de AVG zijn overheidsinstanties voorzichtiger geworden. Ze stelden allemaal een functionaris gegevensbescherming (FG) aan die belast werd met vragen als: welke documenten moeten wel geanonimiseerd worden en welke niet? Moeten bepaalde publicaties offline gehaald worden tot de documentatie AVG proof is of mag de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) dat niet van ons verwachten? En moeten wij nu een proces ontwikkelen waarbij de persoonsgegevens standaard verwijderd worden uit te publiceren stukken?
Daarom zijn wij met een aantal gemeentes en provinciehuizen in gesprek gegaan om te vragen hoe zij met dit onderwerp omgaan en er is nog veel onduidelijkheid. Waarom? De FG heeft te maken met veel afdelingen en verschillende processen. En het blijkt een lastige taak om namens de instantie de verantwoordelijkheid te kunnen nemen om AVG proof te worden. Daarom vertellen wij in dit blog meer over hoe men transparant blijft én AVG proof.

Anonimiseren van persoonsgegevens
Men is het er over eens dat persoonsgegevens beschermd moeten worden. Of overheidsinstanties nu snel of langzaam gaan, voorzichtiger worden of juist transparant willen zijn, de processen moeten daarop aangepast worden. Dit heeft als gevolg dat persoonsgegevens in openbare stukken geanonimiseerd dienen te worden. Te denken valt aan bouwdossiers, vergunningen, bodemonderzoeksrapporten en raadsbesluiten.

Fouten maken is menselijk,maar wel fout
De meeste gemeentes hebben al een start gemaakt met anonimiseren. De een doet dit op papier en scant vervolgens de documenten. De ander gebruikt speciale software om PDF’s digitaal te kunnen wijzigen en persoonsgegevens te ‘redacten’ (zwart maken). Beide manieren kosten veel handelingen én zijn foutgevoelig. Een medewerker wordt bijvoorbeeld niet geattendeerd op de persoonsgegevens en moet daardoor alle pagina’s eigen ogen scannen. Een nauwkeurige klus. Daarnaast is het resultaat dat de kwaliteit van het document achteruit gaat. In de nieuwe PDF is bijvoorbeeld de overige tekst niet meer doorzoekbaar of minder goed leesbaar. En dat kan anders!

Softwareoplossingen voor anonimiseren
Daarom hebben wij voor overheidsinstanties een krachtige softwareoplossing op de markt gebracht, speciaal om documenten te anonimiseren. Deze software detecteert automatisch te anonimiseren persoonsgegevens zoals namen, burgerservicenummers (BSN) en e-mailadressen. Daarnaast is het ook mogelijk om documenten te reviewen alvorens deze definitief geanonimiseerd worden. En pas nadat keuzes gemaakt worden voor de output (zoals PDF/A, automatische benaming), worden de documenten onomkeerbaar geanonimiseerd.

Transparant voor burgers én AVG proof
Met deze softwareoplossing willen wij overheidsinstanties helpen om zich niet te laten afremmen door de AVG. Om transparant te kunnen zijn naar burgers en bedrijven toe, zonder zorgen voor publicatie van persoonsgegevens.

Zoekt u een oplossing voor anonimiseren? Wilt u dit als project laten uitvoeren of hebt u graag software in huis om zelf razendsnel en nauwkeurig te kunnen anonimiseren? Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op. U kunt Jeroen Bugel benaderen via 033-4545050 en j.bugel@xa.nl

scannen, printen, digitaal archief, beheren en privacy
Document Professionals

Document Professionals